Perehdytys tulostinta hankittaessa
Kun toimistoon valitaan tulostinta, kannatta kiinnittää huomiota siihen, kuka huolehtii tulostimesta silloin, kun siihen tulee häiriötilanne. Jos tätä tukihenkilöä ei ole määritelty, voi tulla vaikeuksia. Lisäksi tukihenkilöllä tulisi olla varahenkilö, koska jos varsinainen tukihenkilö on poissa, varahenkilö voi auttaa ongelmatilanteissa. Hankittaessa tulostinta kannattaa huolehtia myös perehdytyksestä ja koulutuksesta.
Tulostimen kannattaa olla mahdollisimman toimintavarma, koska häiriötilanteet syövät aina organisaation resursseja, tehokkuutta ja kannattavuutta. Siksi halvin vaihtoehto ei todennäköisesti ole halvin pitkällä aikavälillä.
Muste on usein lopussa
Musteen riittävyys on alituinen ongelma tulostimissa. Mustetta on aina liian vähän ja mustekasetti ei kestä tarpeeksi kauan. Siksi kannattaa harkita tulostinta, jossa on täytettävä värikasetti, joka täytetään alan liikkeessä.
Monitoimitulostimet ovat suosittuja nykyään. Skanneri ja kopiokone samassa laitteessa tulostimen kanssa on hyvä idea, kunhan näitä muita toimintoja ei ole lisätty laitteeseen varsinaisen tulostustoiminnon kustannuksella. Usein näkee niin halpoja monitoimilaitteita, että moni mustekasettikin on kalliimpi kuin nämä laitteet. Tämä panee epäilemään, kauanko laite tulee kestämään käyttöä.
Kytkeminen langattomaan verkkoon
Moni toimistoverkko on nykyään langaton ja siksi tulostimiakin kytketään langattomiin verkkoihin. Kytkennän tulisi olla mahdollisimman vaivaton, koska voi olla tilanteita, jolloin tulostin katoaa langattomasta verkosta.
Tässäkin tilanteessa toimistossa pitäisi olla henkilö, joka osaa ratkaista ongelman. Tulostimen hoidon voi myös ulkoistaa, mutta tällöin ongelmana voi olla ulkoisen yrityksen palveluaika, eli se aika, jonka puitteissa ilmennyt ongelma korjataan. Tämä aika voi olla jopa 24 tuntia.
Ympäristöystävällisyys on nouseva trendi
Tulostinta valittaessa voi ottaa kantaa myös ympäristöystävällisyyteen. Tulostimessa pitäisi olla mahdollista kaksipuoleinen tulostaminen. Myös mustekasetin täyttö olisi hyvä olla mahdollista. Tulostimen pitäisi mennä virransäästötilaan heti, kun sitä ei ole käytetty vähään aikaan. Turha energiankulutus kuormittaa ympäristöä.
Tulostimen valinnassa kannattaa painottaa myös pitkäikäisyyttä, koska kukapa haluaisi ostaa tulostimen taas kohta uudelleen, kun se on vasta hankittu. Jotkut tulostimet, kuten edellä mainitut monitoimilaitteet, ovat todella halpoja. Siksi kannattaa panostaa hankintavaiheessa itse tulostimeen. Tulostinmarkkinoita hallitsevat tietyt merkit, jotka ovat luotettavia, mutta joilta löytyy myös niin kutsuttuja halpisversioita, jotka saattavat kuluttaa paljon mustepatruunoita.